Nos primeiros meses da atual gestão, em maio de 2008, a ANOREG/SP criou uma Comissão de Desburocratização cujo objetivo, segundo a presidente Patricia André de Camargo Ferraz, é implantar medidas para reduzir a burocracia e ganhar mais agilidade nos serviços notariais e registrais oferecidos ao cidadão.

Iniciados os trabalhos, a Comissão percebeu que muitas dificuldades encontradas pelos usuários decorriam da falta de informações a respeito de serviços que já são oferecidos pelos cartórios.

"Constatamos que as informações disponíveis na internet às vezes eram imprecisas ou mesmo conflitantes, com lacunas informativas ou textos de difícil compreensão. Também observamos que os serviços eletrônicos são divulgados e fornecidos de maneira ineficiente. Pouca gente sabe que diversos serviços podem ser solicitados diretamente aos cartórios pela internet", diz o coordenador da Comissão de Desburocratização Reinaldo Velloso dos Santos, 3º Tabelião de Protesto de Letras e Títulos de Campinas.

Tendo em vista que a internet é hoje a ferramenta mais eficiente e utilizada na busca por serviços e informações, a Comissão optou por divulgar os serviços notariais e registrais por meio de um portal criado especialmente para atender as necessidades do público usuário, com as informações reunidas de forma padronizada, simples e acessível. O objetivo é informar, bem como direcionar o público para os serviços oferecidos pelos cartórios por meio da internet.

No portal Cartório mais fácil, o usuário poderá acessar as informações relativas à prática dos atos notariais e de registro, bem como consultar bancos de dados de protesto, imóveis, títulos e documentos, testamentos, inventários e outros serviços.

"Muitas pessoas desconhecem a possibilidade de obter orientações ou realizar atos notariais e de registro sem ter que se deslocar até o cartório. Desburocratizar é facilitar o acesso e a internet é uma poderosa ferramenta nesse sentido, além de ser um meio democrático de disseminação de informações", diz Reinaldo Velloso.

Outro objetivo do portal é eliminar intermediários, com a facilitação do acesso ao serviço. A desinformação muitas vezes leva o cidadão a recorrer a um intermediário para pedir uma certidão, cuja solicitação poderia ser feita diretamente ao cartório pela internet, por telefone ou por correio. A Lei 6.015, em vigor há mais de trinta anos, prevê a possibilidade de pedidos de certidão por via postal ou telegráfica (art. 47, § 2º). Ao contratar intermediários ele pode pagar até o triplo do valor de um pedido feito diretamente no cartório.

O portal Cartório mais fácil abrangerá tópicos de informação sobre os serviços mais comuns de todas as especialidades e links para serviços disponibilizados pelas entidades de cada uma das especialidades, como a consulta de protesto ou à Central de Escrituras de Separação, Divórcio e Inventários, além dos pedidos de certidão de registro civil e de registro de imóveis.

O portal oferecerá mecanismo de busca inteligente integrado a um cadastro atualizado dos cartórios paulistas, com telefone e e-mail de contato, além de direcionamento para a página de internet do cartório, se houver.

"Queremos disponibilizar também um sistema de atendimento ao público para sanar dúvidas, gerando um número de protocolo para ser acompanhado. Outras ferramentas poderão ser incorporadas. Por isso mesmo é importante a colaboração de colegas e do público em geral com sugestões que enriquecerão o portal".

A ideia é direcionar o público com acesso à internet para uma página especialmente desenvolvida para o usuário dos serviços notariais e de registro.  “As atuais páginas dos institutos membros trazem muitas informações que são de interesse da classe”, afirma Reinaldo. “Já uma página desenvolvida para o público deve ser de fácil compreensão e acesso, por isso pretendemos contratar uma empresa que tenha reconhecida experiência no desenvolvimento de sites.”

Como vai funcionar

O portal Cartório mais fácil disponibilizará serviço especial de atendimento ao público. Qualquer interessado poderá tirar suas dúvidas, fazer críticas e oferecer sugestões que permitam o aprimoramento dos serviços.

"Feita a consulta, a Anoreg/SP recebe a pergunta e destaca um profissional da área específica para responder. Cada consulta vai gerar um número de protocolo pelo qual o usuário e a Anoreg/SP poderão acompanhar o processo de esclarecimento da dúvida. Desse modo, é possível fiscalizar o atendimento às duvidas e sugestões apresentadas pelos usuários."

No momento, a Comissão trabalha na elaboração do portal. O desenvolvimento do projeto abrange várias etapas, como a concepção inicial do portal e definição de um cronograma; seleção de empresas desenvolvedoras; solicitação de orçamentos; escolha e contratação da empresa; acompanhamento do desenvolvimento; testes iniciais e ajustes; alimentação da base de dados e, finalmente, lançamento e divulgação.

Os trabalhos estão adiantados e a previsão é de que o Cartório mais fácil comece a funcionar no segundo semestre deste ano.