Aproveitando a passagem do curso Gestão, Qualidade e Prática – Treinamento de Alta Performance Extrajudicial por Taubaté, no sábado (24/03), a Anoreg/SP visitou quatro serventias da cidade nos dias 26 e 27.

Iniciando a segunda-feira, a primeira visita foi ao 2º Tabelião de Notas e de Protesto de Letras e Títulos da Comarca de Taubaté, sob titularidade de Lilia Campos.

Ao ser questionada sobre as principais dificuldades encontrada na prestação dos serviços, a oficial contou que a organização e padronização ainda é um desafio.

“Acho que a maior dificuldade seria justamente implantar tudo que vocês vêm trazendo pra gente, né? Essa questão de organização e padronização principalmente. Eu busco contratar pessoas que já têm uma formação, que já têm um certo conhecimento e acaba que isso ajuda bastante, mas realmente se a gente tiver mais organizado, mais padronizado, certamente vai ajudar bastante na melhoria da prestação dos serviços”, disse a titular.

Lilia contou que atualmente a serventia conta com 26 colaboradores e realizada, em média, cerca de 10 mil atos ao mês.

A oficial entende que a realização de cursos e treinamentos, como a Anoreg/SP vem fazendo ao longo dos últimos meses, é algo que ajuda bastante a melhorar a prestação dos serviços.
“Acho que é bastante importante isso que vem sendo feito, trazendo cursos e treinamentos, algumas associações, até mesmo alguns tabeliães, tipo o Arthur Del Guércio, que viabiliza vários cursos online... isso tem ajudado bastante, porque é bem especializado, bem específico para a classe, isso realmente faz toda a diferença”, disse.

“Quando você faz um curso presencial e encontra colegas, encontra pessoas que são da área, isso acrescenta muito para a gente, aproxima e acaba que a gente sempre pode ter uma troca também de conhecimento, de experiências, e para mim isso é fundamental. Sempre que tem aqui na região, eu procuro participar e levar parte da equipe”, acrescentou.

Em relação às visitas aos cartórios que estão sendo feitas pela associação, a titular considera que elas são “um incentivo para os tabeliães e os oficiais”.

“A gente quer ser visto, isso traz, assim, um certo reconhecimento por tudo que a gente busca fazer, está buscando fazer, buscando as melhorias, né, então eu acho que é uma coisa que realmente traz um reconhecimento da classe”, encerrou.

O segundo cartório visitado por nossa equipe foi o Oficial de Registro de Imóveis, Títulos e Documentos e Civil de Pessoa Jurídica de Taubaté. Segundo a titular Paola de Castro Ribeiro Macedo, a serventia conta com 56 funcionários, sendo três aprendizes, e pratica uma média de nove mil atos por mês.

A titular separa as dificuldades na prestação dos serviços em duas etapas: os desafios iniciais e os diários.

“Os desafios da atividade extrajudicial são muitos. Nós enfrentamos desafios, assim, no momento de assumir a delegação, são desafios maiores, até a gente conseguir trazer a serventia para o padrão de qualidade que nós imaginamos. Sempre tem os desafios de investimento, em infraestrutura, em treinamento e contratação do pessoal adequado para prestação de serviço. Então, eu acho que eu podia dividir os desafios em duas grandes etapas”, declarou.

“Esses desafios iniciais são de entender a dinâmica da cidade, entender o corpo de funcionários que você já tem e o que você precisa agregar em termos de funcionários novos. Você precisa imprimir a sua cultura dentro dessa organização, porque nós prestamos um serviço público, mas em caráter privado. Então, cada oficial tem a sua cultura operacional de gestão. Isso é bastante importante que cada oficial tenha as suas prioridades e imprima a sua marca de gestão nas serventias. Então, eu acho que isso também é um desafio no início, a parte de infraestrutura, de fazer essa preparação para essa serventia poder caminhar como adequado. Segundo momento de desafio é o desafio diário, então não é porque você organizou e padronizou e implantou uma série de medidas para que a serventia, para que o cartório possa prestar um serviço da maneira que você considera adequada, que não existe mais o que fazer não, pelo contrário, os desafios são diários, a melhora tem que ser contínua”, acrescentou.

Paola destacou que seu cartório tem uma grande preocupação com a questão da qualidade. Segundo ela, a visão sobre o tema mudou bastante a partir de 2017.

“A gente se preocupa com a qualidade desde 2017, na verdade a gente se preocupa desde que eu sumi, mas não com essa cara de gestão organizada, ISO e afins. Em 2017, a gente preparou a serventia para certificações básicas de qualidade, que é a ISO 911, a NBR 15906 e a 5S, que é de organização, então a gente fez esse primeiro combate em 2017. Tínhamos muitas coisas já pré-organizadas, sem saber, empiricamente a gente já praticava muitos atos de gestão, mas sem a organização e a documentação necessária para uma certificação. Lá também nós participamos do primeiro PQTA (Prêmio da Qualidade Total Anoreg), então já tivemos também essa preocupação em agregar a premiação à nossa atividade, para que a gente realmente soubesse que a gente estava no caminho certo”, disse a titular.

Próximo ao final da tarde, nossa equipe foi conhecer um pouco da realidade do 3º Tabelião de Notas e de Protesto de Letras e Títulos de Taubaté, que tem Flavia Regina Ortiz Strehler como titular. A serventia conta com 23 colaboradores e pratica uma média de 14 mil atos ao mês.

Para a titular, a grande dificuldade encontrada na prestação dos serviços está em “atender o prazo desejado pelos usuários”. Segundo ela, “eles querem tudo no ato ou em pouquíssimos dias”.

Flavia destacou o quanto é importante a realização de cursos e treinamentos, principalmente presenciais, para o desenvolvimento da atividade extrajudicial.

“Parabenizamos a Anoreg/SP pela ótima iniciativa. A aproximação constante com os cartórios do interior gera bons resultados. Sempre investimos em capacitação e treinamento, e o curso presencial, na própria comarca, é uma rica experiência. Facilita a adesão e participação, e incentiva o contato com vários outros colegas de serventias da região, permitindo troca de ideias, sugestões, debates e criação de vínculos”, elogiou.

Antes de deixarmos Taubaté, a equipe da Anoreg/SP visitou na terça-feira (27) pela manhã o 1º Cartório de Registro Civil da cidade, sob titularidade de Maria Paula Bittante Oliveira Barrichello. Segundo a oficial, a serventia tem 10 colaboradores e pratica, em média, 2 mil atos de balcão e 1,8 mil de registro civil ao mês.

Para a titular, a falta de informações por parte da população sobre os serviços prestados pelos cartórios ainda é um grande problema.

“As principais dificuldades encontradas, na minha opinião, é o acesso que a população tem às informações sobre o nosso serviço. A população tem muita dificuldade de entender os requisitos que a gente traz, eles encaram isso muito como uma burocracia desnecessária e a gente sempre tenta explicar, mas é inviável explicar para todo mundo”, afirmou.

Nesse sentido, a oficial acredita que as associações extrajudiciais poderiam contribuir mais com a divulgação dos serviços prestados pelos cartórios e suas diferentes especialidades.

“Talvez com marketing ou questão de publicidade mesmo de informação para a população ter mais acesso a isso. É muito engraçado que eu vejo muitas pessoas falando, nossa, por que a certidão de nascimento atualizada? Eu nasci uma vez e continuo tendo nascido. Mas ninguém sabe que essa certidão de nascimento é vinculada a uma cadeia de registros, que por isso o motivo deve ser atualizada. Então, ajudar com essa publicidade de informação mesmo do porquê das nossas exigências”, sugeriu.

Em relação aos treinamentos, Maria aproveitou para elogiar novamente o trabalho da Anoreg/SP.

“Da última vez, eu já parabenizei a Anoreg/SP nesse sentido e continuo parabenizando. O interior ter acesso a esse tipo de coisa, esse acesso de treinamento, que antes era mais difícil, antes a gente normalmente ia se dirigir à São Paulo ou, no máximo, às cidades principais de cada região, é muito legal e importante. Então, essa capilaridade ajuda muito, até porque os próprios cartórios têm a capilaridade como característica”, disse.

Após deixar Taubaté, nossa equipe se deslocou até a cidade de Pirassununga, próxima etapa do curso Gestão, Qualidade e Prática – Treinamento de Alta Performance Extrajudicial.

A primeira visita aconteceu ao Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais e de Interdições e Tutelas de Pirassununga, sob titularidade de Saulo de Oliveira Salvador Júnior, na quarta-feira (28). A serventia conta com sete colaboradores e realiza cerca de 2 mil atos por mês.

Para o titular, o maior desafio na prestação de serviço está no trato com o público. Ele acredita que “às vezes falta um pouco de ‘traquejo’ para tratar com o público em geral”.

“Uma forma de buscar sanar essas dificuldades está no constante aperfeiçoamento. Fazendo cursos, reuniões, pegando as situações que normalmente tiveram algum problema para tratar e escutar ideias de como solucionar ou então como a situação poderia ter sido tratada”, afirmou.

Assim como os demais colegas, Saulo também elogio a iniciativa da Anoreg/SP de promover cursos presenciais nas mais diferentes regiões do Estado de São Paulo.

“É um projeto muito importante, principalmente porque aproxima a associação dos cartórios e facilita também o acesso aos cursos. Eventualmente, se for um curso na capital, dificilmente a gente conseguiria levar todos os colaboradores para que participassem, seria um, no máximo dois, ou só o titular, então é importante que todos possam acessar dessa maneira um curso presencial que com certeza é mais proveitoso do que um online”, finalizou.

A segunda visita em Pirassununga foi ao Registro de Imóveis, de Títulos e Documentos e Civil de Pessoas Jurídicas de Pirassununga, sob titularidade de Rodrigo Rodrigues Correia. Nossa equipe foi recebida pelo substituto, Lino, um dos 19 colaboradores da serventia, que realiza em média 400 protocolos por mês.

“Nosso entendimento do cartório, de modo geral, é que a maior dificuldade encontrada são os documentos que ficam na gaveta, porque a linguagem de 20, 30 anos atrás, ela é um pouco diferente da de hoje e não é muito clara. Então a nossa solução tem sido buscar os escreventes mais experientes para tratar esse tipo de documento, que ocasionalmente ficou muito tempo na gaveta, e converter esses valores, principalmente nas divisões que não são diretas em valores percentuais. Isso tem sido uma solução que nos ajuda muito e facilita”, contou.

Lino classifica como muito importante a ‘interiorização’ que a Anoreg/SP está promovendo com as visitas aos cartórios e também os treinamentos.

“A interiorização e o projeto de visitas aos cartórios da Anoreg/SP é um achado muito importante para quem está no interior principalmente. Você diminui distâncias, facilita o acesso a todo o processo dos treinamentos que a associação traz, além de mostrar a realidade do oficial e dos cartórios do interior. De maneira que a Anoreg/SP passe a entender um pouco mais e ter uma visão muito melhor de toda a realidade das serventias do interior. Isso fortalece a Anoreg/SP e também as serventias à medida que ela compartilha e consegue absorver muito mais em função de poder participar mais de treinamentos, participar com toda a equipe, sempre buscando uma evolução no processo de cartórios na parte de gerência, na parte de execução, na parte de qualificação, na parte comportamental e aí toda a imagem dos cartórios no Brasil”, declarou.

Com a conversa concluída, nossa equipe seguiu até o Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais e Tabelião de Notas de Cachoeira de Emas para realizar a última visita em Pirassununga.
Por lá, a titular Anelis Ferreira de Almeida Mori, que tomou posse da serventia no ano passado através do 12º Concurso, estava nos aguardando. Segundo a oficial, o cartório conta com nove colaboradores e pratica uma média de 600 atos por mês.

Anelis entende que a principal dificuldade encontrada na prestação dos serviços está em “demonstrar aos usuários dos serviços a importância da atividade, prestação de serviços com eficiência e qualidade”.

Como forma de melhora nessa prestação, ela sugere uma capacitação de colaboradores juntamente de campanhas de divulgação dos serviços praticados pelas serventias extrajudiciais.

O próximo destino da nossa equipe foi Ribeirão Preto. A cidade recebeu o curso Gestão, Qualidade e Prática na quinta e sexta-feira, 29 de fevereiro e 1º de março.

A primeira serventia visitada na cidade foi o Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais do 2º Subdistrito de Ribeirão Preto, sob titularidade de Leonardo Munari de Lima, ex-presidente da Anoreg/SP.

Segundo o oficial, o cartório tem 19 colaboradores contratados e 5 estagiários, com uma média de atos mensais que ultrapassa a casa dos 100 mil.

Perguntado sobre as principais dificuldades encontradas na prestação dos serviços, Leonardo Munari destacou a visão de como as pessoas ainda enxergam o cartório e também a questão da mão de obra qualificada.

“Acho que são muitos desafios, nós temos aí, como sempre, tivemos uma visão não tão boa, as pessoas não enxergam o cartório com bons olhos, sempre enxergam como burocracia, como um lugar que se ganha muito bem, então esse é uma barreira difícil de ser superada, mesmo quando a gente vai conversar com deputados, a visão que eles têm é essa, então nós temos aí inimigos que muitas vezes nem sabem profundamente quem somos, o que podemos ajudar ou fazer, porque já tem esse estigma”, disse.

“Outro ponto é a questão de mão de obra. Eu acho que não é específico de cartório isso hoje, né? Acho que toda empresa, todo empresário passa por esse problema. É conseguir mão de obra, treinar, conseguir que as pessoas tenham paciência para poder aprender e se solidificar e criar uma carreira. E as coisas mudaram, né? As pessoas não têm mais paciência... já querem entrar ganhando muito ou bem, imaginando que já sabem tudo e o nosso nicho é um nicho muito específico. Inclusive, nas faculdades de direito não existe uma matéria sobre cartório. Então, quem aprende de cartório aprende no cartório. Eu imagino que tenham outros, mas eu acho esses dois pontos os mais críticos. As pessoas precisam entender melhor o que é o cartório, como ele funciona, os benefícios que o cartório traz, eu acho que o Registro Civil conseguiu passar essa imagem principalmente para o poder público agora, eles estão enxergando a importância do Registro Civil para os dados públicos e tudo mais, que foi sempre a função do Registro Civil, levar para o poder público as informações da sociedade, quantos nascem, quantos morrem, por que morrem, quantos casam, como é que está indo a família, isso são informações que o Registro Civil coleta lá da sociedade e passa para o poder público, para tomar as decisões administrativas, executar o que precisa ser executado. A impressão que eu tenho é que isso melhorou, hoje o poder público consegue enxergar”, acrescentou.

Questionado sobre sugestões de melhoria para essa prestação de serviços, o titular afirmou que um dos caminhos seria a aproximação junto ao poder público.

“Uma delas eu acho que vem sendo feita, que é a aproximação junto ao poder público em qualquer das esferas, seja com o judiciário, legislativo, executivo, vem sendo feito, mas não é fácil. Cada mudança de legislatura você tem que convencer alguém, mostrar, cada mudança de corregedoria você tem que ir lá conversar, mostrar que a gente tenta fazer um bom serviço, que não é muito bem o que se vê por aí, que realmente existem grandes cartórios, mas que a maioria não são os grandes cartórios, que existe uma média, mas é um trabalho que eu vejo que ele é feito”, disse.

“E com relação a mão de obra, treinar o próprio oficial, o substituto, entender que nós estamos passando por uma fase e tentar criar dentro das serventias aí departamentos, por mais que seja uma pessoa só, mas aquela pessoa ser o departamento pessoal ou recursos humanos, entender que nós vamos ter que entrevistar, criar métodos mais profissionais para poder conseguir contratar e reter profissionais. Eu brinco aqui já tem um tempo que eu não sou mais o oficial do registro que lida com o registro e tudo mais. Eu sou gestor de recursos humanos”, complementou o oficial.

Por fim, Leonardo destacou a importância de encontros entre oficiais e colaboradores, algo que era bastante comum antes da pandemia de Covid-19.

“Eu acho esses treinamentos presenciais que estão sendo promovidos pela Anoreg/SP bem bacana, é importante. Nós passamos aí pela pandemia e os cursos, os encontros presenciais, eles acabaram. E eu acho que todo mundo sente falta disso, reuniões presenciais. Então, acho importante até para que haja um encontro entre os oficiais, entre os colaboradores e troquem ideias entre cartórios, como você faz lá no seu cartório. E isso é de extrema importância, eu acho muito bom a Anoreg/SP fazer isso e continuar com isso”, enfatizou.
 
Na parte da tarde, nossa equipe seguiu até o 2º Tabelião de Notas de Ribeirão Preto, sob titularidade de Daniel Paes de Almeida, diretor da Anoreg/SP e atual presidente do Colégio Notarial do Brasil – Seção São Paulo (CNB/SP).

“Eu vejo que a gente está numa quarta revolução, né? A gente saiu do papel, foi para a máquina de escrever, saiu da máquina de escrever, foi para o computador, saiu do computador, foi para os pequenos sistemas e agora a gente está numa quarta revolução. Se a gente não migrar e não entender as mudanças que a gente precisa fazer para poder enfrentar essa nova revolução, que é a Web 3.0, eu acho que a gente não vai sobreviver tal como você não consegue imaginar um cartório sobrevivendo hoje sem informática. E a forma para superar esses desafios? A forma para superar esses desafios é, na minha cabeça, é ter lideranças institucionais atento para essas mudanças e estudando, e se dedicando para que a gente possa fazer as migrações necessárias a poder atender os anseios da sociedade no futuro”, disse o tabelião ao ser questionada sobre os principais desafios e dificuldades na prestação dos serviços.
Daniel elogiou a iniciativa da Anoreg/SP de promover diversos treinamentos pelo Estado. Segundo ele, isso certamente fará com que a qualidade dos serviços dos cartórios evolua.
“Nessa iniciativa a Anoreg/SP está de parabéns, absurdamente necessário esse treinamento, essa profissionalização. Porque não adianta a gente ter alguns cartórios por conta de algumas pessoas que têm uma visão empresarial melhor prestando um bom serviço, a gente precisa de um bom serviço como rede de cartórios. Então quando a Anoreg/SP tem essa iniciativa de levar essas boas práticas para o interior para poder conversar pessoalmente, conscientizar a importância de ter uma boa prestação de serviço, mas de forma não só técnica, mas também gerencial, faz com que a qualidade dos serviços dos cartórios evolua como um todo e faz com que a sociedade tenha uma percepção mais positiva dos cartórios”, elogiou.
O tabelião falou sobre o ‘Anoreg/SP na Estrada’. “É um projeto interessante. É uma oportunidade para a pessoa que é um associado estar mostrando o seu cartório, mostrando o seu trabalho, inspirando outros colegas a também evoluir. Porque quando você entra lá no projeto e vê um cartório bem estruturado, um cartório bem feito, um cartório bonito, aquilo motiva você a querer também buscar aquilo para você, então eu entendo que acaba sendo uma forma de inspiração de outros colegas a buscar um ambiente de trabalho melhor, tendo a oportunidade de ver como os cartórios estão trabalhando”, finalizou.

Encerrando a sexta-feira, a última visita em Ribeirão Preto foi ao 1º Oficial de Registro de Imóveis, sob titularidade de Frederico Jorge Vaz de Figueiredo Assad. Diretor da Anoreg/SP, o oficial contou que a serventia conta com 68 colaboradores e pratica uma média de 2 mil atos por mês.

Na visão de Frederico, o principal desafio que a classe extrajudicial enfrenta é a transição entre a forma analógica e a digital.

“Especificamente falando do registro de móveis, que são os registros físicos, os registros eletrônicos, a gente está em fase de transição, eu acho que vão ser três anos com muita mudança. Desde a pandemia da Covid-19, a gente já viu muitas mudanças no que diz respeito até ao serviço com a digitalização e tornando todas as atividades extremamente digitalizadas e técnicas. É um desafio porque primeiro você precisa treinar mão de obra, você precisa ter gente que esteja aberta para aprender as novas tecnologias, você precisa que as pessoas entendam que a própria cultura está mudando nesse aspecto”, contou.

“Creio que a forma mais efetiva de a gente trabalhar essas dinâmicas e problemas que possam eventualmente surgir com essa transição entre o analógico e o digital talvez sejam as associações e as entidades de classe promoverem treinamentos para as pessoas, abrindo formas de dar educação continuada para os colaboradores e para os oficiais para que eles possam acompanhar essa evolução e essa mudança tecnológica muito grande que está ocorrendo”, acrescentou.

Nessa linha, o titular aproveito para elogiar a iniciativa da Anoreg/SP em promover treinamentos presenciais nas mais diferentes regiões do Estado.

“Considero uma iniciativa extremamente positiva da Anoreg/SP por duas razões principais. A primeira é que a impressão, conversando com diversas pessoas, com os colaboradores, quando você faz o treinamento presencial, eventualmente é melhor aproveitado pelos colaboradores que se engajam no próprio aprendizado. E, segundo, você integra, uma vez que o estado de São Paulo é muito grande e tem diversos polos muito importantes, você integra para descentralizar o conhecimento, para não ficar somente na capital, mas também para agregar, dentro da associação, todas as regionais e cidades do interior, sabendo que a Anoreg/SP está lá para dar para os outros oficiais e também para os notários toda capacitação que é necessária para atuar dentro da sua atividade”, encerrou.