A Associação dos Notários e Registradores do Brasil aproveitou a solenidade de abertura do XIV Congresso Brasileiro de Direito Notarial e de Registro, para entregar, no último dia 18 de novembro, em Salvador, o Prêmio de Qualidade Total ANOREG/BR - PQTA 2012, a 43 cartórios brasileiros que se destacaram em excelência e qualidade na gestão organizacional, bem como na prestação dos serviços notariais e de registro. Em sua 8ª edição, o PQTA contou com o apoio do Ministério da Justiça e teve auditoria independente coordenada pela APCER Brasil, certificadora do Grupo APCER - Associação Portuguesa de Certificação, organismo de referência no setor de certificação com reconhecimento internacional (www.apcer.com.br). A presidente da ANOREG/SP, Laura Vissotto, foi a diretora de qualidade do projeto em 2012. O objetivo do PQTA é estimular o aperfeiçoamento constante dos serviços notariais e de registro nos quesitos qualidade, eficiência e segurança. O Estado de São Paulo ficou com oito prêmios nas categorias Ouro (5), Prata (2) e Bronze (1). Entrevistamos todos os premiados. Veja o que eles dizem sobre as vantagens de participar da premiação. Clique aqui para ver a lista completa dos premiados em todo o Brasil. Oficial de RCPN e Tabelião de Notas de Pardinho (PQTA Prata): "atendimento de excelência independe do rendimento da serventia"
O Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais e Tabelião de Notas, Olavo Pires de Camargo Filho, levou o PQTA Prata para o cartório de Pardinho, cidade de pouco mais de 5 mil habitantes. "O atendimento de excelência independe do rendimento da serventia e é ótimo que os titulares de serventias pequenas saibam disso", frisa Olavo. "Trata-se de uma série de políticas internas e de padronizações que podem ser implementadas por qualquer serventia do Brasil, independentemente da renda. O prêmio que ganhamos é prova disso e nos deixou realmente muito felizes. Para um Município como Pardinho, ter o seu único cartório premiado em um concurso nacional e que tradicionalmente conta apenas com a participação de grandes serventias, é uma vitória realmente muito importante." O que o teria levado a participar do PQTA? "Na verdade, esse prêmio sempre me chamou a atenção", relata. "Eu assumi uma serventia especialmente problemática, com um histórico bastante complicado de administrações anteriores. Desde o início, meu objetivo sempre foi conseguir implantar um atendimento de excelência no cartório, que sempre esteve muito longe disso. O PQTA veio justamente coroar todo esse trabalho que fizemos." Segundo Olavo, mais importante do que participar da premiação é implantar os novos padrões de atendimento na serventia. "A meu ver, as melhorias no atendimento são realmente impactantes e o maior ganho é da população local. O prêmio vem apenas coroar o trabalho realizado. Eu ficaria muito feliz de ver pequenas serventias buscando implementar políticas de excelência no atendimento, e seria ainda melhor vê-las recebendo o prêmio no próximo ano." 2º Tabelião de Notas e de Protesto de Matão (PQTA Bronze): "é sempre bom ser reconhecido como um cartório de qualidade" Premiado com o Bronze no PQTA, o 2º Tabelião de Notas e de Protesto de Letras e Títulos de Matão, Tarcisio Alves Ponceano Nunes, entende que é importante a serventia participar de ações institucionais que levem ao crescimento da atividade. "Sempre que posso, procuro participar de projetos como o da campanha do agasalho e, por que não, de prêmios destinados à categoria, como o PQTA 2012." "Desde a minha chegada em Matão, reformulei o sistema de internet e de informática; aprimorei a redação dos atos notariais; e engajei os funcionários no estudo do direito notarial, disponibilizando recursos para que participassem de palestras e treinamentos. Enfim, procurei colocar o meu DNA na serventia", conta o tabelião. "Tudo o que se relaciona à atividade deve ser feito por nós, notários e registradores", recomenda Tarcisio. "É a forma que temos de dar visibilidade das nossas funções ao público em geral. Ademais, é sempre bom sermos reconhecidos como um cartório de qualidade, não é mesmo?" 1º Tabelião de Notas e Protesto de Barueri (PQTA Ouro): "os cartórios devem buscar sempre a evolução"
O 1º Tabelião de Notas e Protesto de Letras e Títulos de Barueri, Ubiratan Pereira Guimarães, diz que o que o levou a participar do PQTA 2012 foi o estímulo da presidente da ANOREG/SP e diretora do projeto neste ano, Laura Vissotto. "Além disso, houve um envolvimento muito grande de todos os meus colaboradores no cartório, que são muito comprometidos com todas as metas e objetivos que planejamos". "Ao assumir a delegação, em Barueri, procurei interagir com todos os colaboradores e torná-los partícipes dos projetos que idealizava para aprimoramento dos serviços, da qualificação profissional ao atendimento de excelência para os usuários dos serviços. Desde então, fazemos reuniões semanais com os diversos setores do cartório, para buscar o aprimoramento teórico e prático de todos os escreventes e auxiliares. Na última semana de cada mês, temos o Café com o Tabelião, um momento de confraternização entre todos os colegas de trabalho. Além disso, procuramos estimular o estudo e aprimorar a documentação dos processos e rotinas diárias de trabalho, bem como auscultar a opinião dos usuários, dando atenção personalizada a cada crítica, positiva ou não." O tabelião elogia a iniciativa da Anoreg Brasil pelo estímulo ao aperfeiçoamento dos serviços notariais e de registro. "Os cartórios devem buscar sempre essa evolução, embora a participação não deva ser vista como uma disputa, mas como um meio para se atingir a excelência na qualidade de atendimento aos usuários dos serviços. Com relação à minha serventia, tínhamos noção de que o trabalho estava sendo bem desenvolvido. No entanto, quando somos submetidos a auditorias sempre ficamos mais concentrados no cumprimento dos requisitos exigíveis. O empenho e o comprometimento de todos os colaboradores foi fundamental para o Ouro que recebemos, por isso meu reconhecimento vai para todos os meus substitutos, escreventes e auxiliares, profissionais determinantes para que nosso cartório tenha sido premiado", agradece. O ano dos tabeliães de São Paulo Este ano, dos oito premiados no Estado de São Paulo, seis são tabeliães de notas. Como presidente do CNB-CF, Ubiratan Pereira Guimarães analisa a abundância de prêmios para os tabelionatos. "Na verdade, o notariado brasileiro está passando por um período de grandes transformações, assim como toda a sociedade brasileira. O Colégio Notarial do Brasil, por seu Conselho Federal e pelas seccionais nos diversos Estados, tem se empenhado em discutir, com os tabeliães de todo o país, a necessidade de melhor qualificação técnica e de comprometimento com a busca da melhor qualidade na prestação dos serviços notariais. Muitos cursos, simpósios, debates, congressos e reuniões têm sido realizados por todo o território nacional. É um trabalho imenso, que somente tem sido possível graças ao envolvimento de inúmeros colegas nas diversas regiões do país. Ademais, é necessário que os notários se empenhem para prestar um bom serviço à sociedade, pois o usuário é livre para fazer sua escolha." 3º Tabelião de Notas e Protesto de Bauru (PQTA Ouro): "pela melhoria dos processos e aperfeiçoamento dos serviços"
O que levou o 3º Tabelião de Bauru, Demades Mario Castro, a participar do PQTA foi o anseio de melhorar processos e aperfeiçoar os controles de qualidade dos serviços prestados. "Os cartórios, em geral vêm saindo de um sistema de gestão que se aproximava do artesanal, para um sistema mais próximo do empresarial", observa Demades, que levou Ouro no PQTA 2012. "Hoje trabalhamos com metas de produtividade e de qualidade, rotinas e procedimentos documentados, controle e mensuração do trabalho produzido e dos recursos dispendidos, conceitos comuns no meio empresarial, mas que até há pouco tempo eram estranhos para a maioria dos cartórios." Todos os cartórios, cujas equipes trabalham com o sentimento de perfeição e o desejo de melhoria contínua, devem participar do PQTA, segundo Demades. Para ele, esses fatores são pré-requisitos para uma participação bem sucedida na premiação. "Não importa o tamanho, nem o atual estágio de informatização do cartório. O essencial é o engajamento da equipe, que deve estar envolvida com o objetivo de fazer as coisas sempre melhores, buscando a perfeição. A mera inscrição no PQTA vai levar todo o pessoal a pensar e repensar o modo de fazer as coisas no dia-a-dia e as propostas e sugestões de melhoria surgirão naturalmente. Depois é só selecionar, testar e colocar em prática as alternativas até se encontrar a mais adequada ao cartório." Para o tabelião, o prêmio representa o reconhecimento de que o cartório vem prestando um serviço com a qualidade que o usuário precisa e merece. "E quanto mais colegas notários e registradores estiverem preocupados com a qualidade dos serviços que prestam à população e engajados em sua melhoria, mais forte e importante será o conjunto e mais reconhecida será a premiação. Os resultados são recompensadores", conclui. Registro Civil das Pessoas Naturais de São Mateus (PQTA Ouro): "uma grande vitória e a coroação do esforço de todos"
"O PQTA nos permitiu avaliar o quanto estamos próximos de atingir nossos objetivos", diz a titular do Registro Civil das Pessoas Naturais de São Mateus, Daniela Silva Mróz. Adotando o lema de buscar a excelência tanto no relacionamento com os colaboradores como com os clientes, o cartório já contava com mecanismos internos de avaliação contínua por usuários e funcionários. "Sempre participamos de todas as iniciativas tendentes a avaliar a satisfação dos clientes com o objetivo de identificar os pontos positivos e aqueles que precisam ser melhorados. No passado, participamos das pesquisas e premiações realizadas pela Arpen-SP e, neste ano, resolvemos aderir a um programa ainda mais amplo, sempre com o intuito de identificar a adequação da prestação de nossos serviços." O Registro Civil das Pessoas Naturais do Distrito de São Mateus foi implantado por Daniela Silva Mróz, em junho de 2000, depois de sua aprovação no 1º Concurso Público de Provas e Títulos para Outorga de Delegações de Notas e de Registro do Estado de São Paulo, realizado entre 1999 e 2000. A população de São Mateus, com quase 1 milhão de habitantes, pôde então contar com serviços essenciais, como registro de nascimento, casamento e óbito. O cartório de 250 m2 e quatro funcionários cresceu rapidamente. Foi preciso mudar de sede menos de dois anos depois, para acomodar os onze colaboradores. "Meu principal objetivo era construir uma sede adequada à prestação de um serviço de excelência para a população de São Mateus, o que conseguimos fazer em dezembro de 2009. Mudamos para sede própria, totalmente adaptada, inclusive para pessoas com necessidades especiais. Hoje contamos com mais de 900 m2 e 28 colaboradores para o atendimento ao público. Desde o inicio estamos informatizados e contamos com softwares, biometria etc." "Há quase dois anos contamos com o trabalho de uma psicóloga terceirizada que faz a seleção dos candidatos para trabalhar no cartório e é responsável pela implantação de um sistema contínuo de avaliação de desempenho. Nossos colaboradores estão mais satisfeitos e podem contar com benefícios como bolsa de estudos, seguro saúde, seguro odontológico e cesta básica. Também elegemos o colaborador do mês e do trimestre entre aqueles que mais se destacam." A tabeliã entende que a participação dos cartórios em iniciativas como a do PQTA é de extrema importância para avaliar, de forma imparcial e por consultores terceirizados, o grau de satisfação e a adequação dos serviços prestados, de acordo com padrões internacionais. "Temos que ter como foco principal a plena satisfação de nossos clientes e, igualmente, daqueles que trabalham e prestam o serviço. Participar e, sobretudo, conseguir o PQTA na categoria Ouro foi uma grande vitória e a coroação de um grande esforço feito por mim e por todos os meus colaboradores. O empenho deles para que tudo desse certo foi imenso, por isso aproveito a oportunidade para agradecer e dedicar este grande prêmio aos auxiliares e escreventes do Registro Civil de São Mateus." Oficial de Registro de Imóveis e Anexos de Porto Ferreira (PQTA Ouro): "os cartórios devem fazer uma avaliação anual de seus serviços" Para o Oficial de Registro de Imóveis e Anexos de Porto Ferreira, Nelson Pereira Lopes Filho, "o PQTA é um sinalizador, um referencial na gestão da delegação de um serviço público privatizado; necessário, pois, que sejamos sabatinados para oferecer, principalmente ao consumidor final, o melhor possível de nossas atribuições." "Os cartórios devem fazer uma avaliação anual de seus serviços, instalações, equipamentos etc. O PQTA é um programa para isso e foi muito importante participar. No ano passado e neste, que está terminando, a serventia procurou atender os quesitos pesquisados pelo PQTA, normas da ABNT etc. Agora que o objetivo foi alcançado com a classificação que conquistamos, na categoria Ouro, é necessário procurar mantê-la. E ninguém perde nada com isso, pelo contrário, todos saem ganhando, principalmente o usuário dos nossos serviços." De sua longa carreira, ele lembra que desde a década de 1950 já ajudava no cartório colando selos. "Eu preenchia as guias de Sisa (ITBI) e imposto de lucro (ganho de capital). Nessa época, a oficiala era minha mãe. Fui provido como oficial em 1983, de acordo com o art. 208 da Constituição Federal. Fiz de tudo um pouco: fui escrivão do Cartório do Júri e Criminal, Corregedoria Permanente, privativo de menores, tabelião de notas, escrivão eleitoral e atualmente sou titular do Registro de Imóveis, Títulos e Documentos, Civil de Pessoas Jurídicas e Tabelião de Protesto." "Em 1986, o cartório se desvinculou dos anexos judiciais, cujas instalações eram no fórum, e passamos a ter instalações próprias, onde permanecemos atualmente. Quanto às instalações, aos equipamentos e às empresas terceirizadas, sempre procurei manter o que há de melhor no mercado." "Porto Ferreira tem cerca de 60 mil habitantes, que se servem dos serviços prestados por nossa unidade, suprida com o que há de mais moderno e atualizado. É o caso do backup na nuvem, que consiste no arquivamento digital de todo o acervo constante da tábula registral em datacenters espalhados pelo mundo, sob o gerenciamento e monitoramento da Siplan Control M em parceria com a Microsoft. Acredito que esse cuidado é um dever em razão da delegação que nos é confiada." Tabelião de Notas e de Protesto de Letras e Títulos de Leme (PQTA Prata): "é preciso realizar ainda mais" Desde o ano passado o Tabelião de Notas e de Protesto de Letras e Títulos de Leme, Sebastião Roque Domingues dos Santos, tinha a intenção de participar do PQTA. O prazo para a inscrição passou, mas ficou o interesse em conhecer o concurso e saber como o tabelionato se sairia. A serventia foi inscrita no PQTA 2012 e mostrou sua adequação aos requisitos de qualidade, eficiência e segurança, levando o prêmio na categoria Prata. O 2º Ofício de Notas, Protesto de Títulos, Registro de Documentos, Registro de Comércio e de Escrivania Cível da Comarca de Leme foi instalado em agosto de 1962. O primeiro tabelião e escrivão foi José Domingues dos Santos, irmão de Roque, que se tornou escrevente, oficial-maior e substituto. Em 1988, quando o irmão foi promovido para o 1º Tabelionato de Atibaia, Roque foi provido, de acordo com o art. 208 da Constituição Federal, para o 2º Cartório de Notas e Anexos, que depois passou a ser Tabelião de Notas e de Protesto de Letras e Títulos. "No exercício do cargo sempre procurei melhorar as instalações do cartório e modernizar a forma de trabalho, para oferecer conforto aos prepostos e bom atendimento aos usuários", orgulha-se Roque. "Com muito esforço consegui construir prédio próprio, procurando adequar suas dependências ao melhor estilo para os serviços poderem fluir com mais desenvoltura. Sempre participei de congressos, seminários, reuniões e cursos de interesse da classe, para me informar a respeito dos assuntos e novidades que possam melhorar as condições de trabalho." O tabelionato está totalmente informatizado sob a responsabilidade da Escriba, empresa de Curitiba (PR). E está interligado ao sistema de protesto eletrônico administrado pela Central de Remessa de Arquivos (C.R.A.), vinculada ao Instituto de Estudos de Protesto de Títulos do Brasil, seção São Paulo (IEPTB/SP), bem como às centrais de informações do Colégio Notarial do Brasil, seção São Paulo (CNB-SP) - Central de Escrituras e Procurações (CEP), Central de Escrituras de Separações, Divórcios e Inventários (CESDI) e Registro Central de Testamentos On-line (RCTO). A serventia integra também a Central Nacional de Sinal Público (CNSIP) administrada pelo CNB-CF, para o arquivamento e pesquisa do sinal público de notários e registradores. E ainda, estão sendo digitalizados os documentos do acervo cartorário. Ao todo, já foram digitalizados 400 livros de notas. O tabelião diz que todos os cartórios devem participar do PQTA, de modo a se criar entre notários e registradores um espírito de competitividade positiva e harmoniosa, e para que os cartórios possam se reciclar e modernizar constantemente com o objetivo de oferecer serviços de qualidade aos usuários. "Minha participação no PQTA serviu para que, ao apresentar ao auditor os serviços praticados no cartório, eu me desse conta de que é preciso realizar ainda mais", comenta. Agora ele espera receber o relatório da auditoria para aprimorar ainda mais o desempenho do Tabelião de Notas e de Protesto de Letras e Títulos de Leme na próxima edição do concurso. 1º Tabelião de Notas e de Protesto de Letras e Títulos de São Carlos (PQTA Ouro): "Respeito por Você!"
"O 1º Cartório de Notas e Protesto de São Carlos tem como slogan o "Respeito por Você!" que traduz toda a nossa filosofia de trabalho voltada à melhoria contínua, aprimoramento de processos e satisfação das partes interessadas." Assim o tabelião Marcio Campacci apresenta sua serventia e, certamente, uma das razões para ter obtido Ouro no PQTA. Depois de participar do PQTA 2011, o cartório aperfeiçoou ainda mais sua gestão. "Implantamos o projeto de acessibilidade, aumentamos a participação em campanhas sociais e desenvolvemos um projeto de saúde laboral para nossos colaboradores. A premiação indica que estamos no caminho certo em busca da excelência. Obter o reconhecimento máximo através de uma auditoria externa e independente é um fator de motivação e de responsabilidade em aprimorar constantemente os nossos serviços." Ao assumir a delegação do 1º Tabelião de Notas e de Protesto de São Carlos, em meados de 2005, a meta de Marcio Campacci era mudar radicalmente o conceito que tinham da atividade tanto os funcionários do cartório como os usuários, principalmente, entre eles clientes, autoridades e poder público de todas as esferas. "Eu me deparei com uma realidade que era preocupante. Espaço pequeno, filas enormes, falta de informatização e segurança dos dados, equipamentos precários, muitas escadarias, falta de motivação por parte dos colaboradores e reclamações dos usuários" relata. "Tínhamos pela frente um trabalho árduo de conscientização e motivação dos colaboradores, informatização e melhoria do espaço físico. A primeira mudança imediata na minha chegada foi a ampliação das instalações, alugando uma sala ao lado do antigo prédio, diminuindo filas e organizando setores. Investimos na informatização e digitalização dos documentos, agilizando o atendimento." "E ainda, nos primeiros anos realizamos reuniões e aulas todas as semanas, com a participação dos colaboradores de todos os setores (escrituras/procurações, firmas/ autenticações e protestos), para reciclagem e aprimoramento do conhecimento. Afinal, somos profissionais do direito. Apesar das reformas, o prédio ainda era pequeno e tinha acessibilidade comprometida. Então, em 2010, atingimos mais uma meta estabelecida. Realizamos um sonho de cinco anos e inauguramos o novo prédio, pensado e construído especialmente para atender as necessidades dos usuários e dos colaboradores, proporcionando conforto em um ambiente agradável e de fácil acesso, com amplas salas de atendimento, sistema de senhas, elevador e estacionamento próprio." "No ano seguinte, implantamos o Setor de Qualidade, capitaneado por nossa gestora de qualidade, Suellen, com a função de promover a melhoria contínua dos nossos processos e o atendimento das necessidades de nossos usuários, realizando pesquisas de satisfação, buscando feedbacks para o constante aperfeiçoamento." "Em 2011, participamos pela primeira vez do PQTA e levamos o prêmio na categoria Prata. Foi um trabalho realizado por mim e por todos os colaboradores, dentre os quais destaco a equipe administrativa composta pela substituta do tabelião, Michelle; a gestora de qualidade, Suellen; e a coordenadora, Raína. O trabalho envolveu análise de normas, preparação de treinamentos e organização de documentos. Em 2012, continuamos aperfeiçoando a gestão e a busca pela satisfação das partes interessadas, nos engajando mais em campanhas sociais, envolvendo colaboradores, usuários e fornecedores, adotando uma instituição de caridade. Também desenvolvemos um projeto de saúde laboral para nossos colaboradores. Buscando a satisfação máxima de todos os usuários, implantamos um projeto de acessibilidade desenvolvido por arquitetas especialistas na área. Além de elevador, temos corrimãos, mapa e pisos táteis dentro e fora do prédio, adaptação dos banheiros e placas em braile em todo o ambiente comum." Para Marcio Campacci, o PQTA representa um incentivo aos cartórios pela busca da melhoria na prestação dos serviços notariais e registrais em face do preconceito que ainda pesa sobre a atividade, mas que vem sendo vencido por cartórios reconhecidos nacionalmente pela qualidade dos seus serviços. "Para nós, além do reconhecimento pelo trabalho que vem sendo realizado, a participação no PQTA trouxe ainda mais conscientização da equipe para a importância do serviço prestado com excelência e a maior satisfação dos usuários." APCER Brasil: PQTA demonstra o comprometimento com a qualidade dos serviços prestados e a melhoria contínua A diretora executiva da APCER Brasil, Alessandra Costa, revelou como foi o trabalho de auditoria com os cartórios, para a concessão do Prêmio de Qualidade Total ANOREG/BR - PQTA 2012. "Nós tivemos surpresas positivas ao constatar que vários dos cartórios auditados possuem boas práticas implementadas, que fazem a diferença e que podem ser replicadas", comentou. A APCER Brasil realizou as auditorias baseada em requisitos de Gestão Operacional, de Pessoas, Saúde e Segurança do Trabalho, Socioambientais, Informatização e Controle de Dados, Inovações, Processos e Infraestrutura, definidos conjuntamente com a ANOREG/BR, levando em consideração também a norma já existente para os cartórios. Segundo a diretora, apesar da heterogeneidade entre os cartórios os requisitos foram os mesmos para todos os inscritos. Nas situações em que determinados requisitos não se aplicavam, o fato foi considerado pelos auditores. "Padronizamos as práticas e utilizamos as mesmas metodologias, inclusive nas diferentes regiões. Não tivemos dificuldades com isso porque temos a mesma situação quando realizamos auditorias de certificação ou quando realizamos auditorias a fornecedores." Quanto à participação dos pequenos cartórios, Alessandra Costa explica que não importa o tamanho da serventia, mas o grau de comprometimento com os requisitos. Trata-se de uma proposta de melhoria contínua, que funciona como orientação para aqueles que pretendem firmar esse compromisso. "O PQTA é uma importante iniciativa da ANOREG do Brasil, que demonstra o interesse e o comprometimento do setor com a qualidade dos serviços prestados e a melhoria contínua. E essa imagem será reforçada quanto mais houver participação, inclusive para o aprimoramento do Prêmio." Para Alessandra, o número de cartórios participantes do PQTA demonstra a preocupação da categoria com a melhoria contínua. "Sem dúvida, esse é um diferencial para aqueles que se candidatam. Além de obterem um benefício direto na própria organização e estrutura, satisfazem as expectativas dos clientes assegurando sua fidelização, proporcionam maior notoriedade e confiança no fornecimento do serviço". (Fotos: Alexandre Lacerda e Carlos Petelinkar)
| |||||||||||||||||
Voltar | |||||||||||||||||