No dia 28 de novembro foi realizada a cerimônia de entrega do Prêmio de Qualidade Total Anoreg/BR 2019, promovido pela Associação dos Notários e Registradores do Brasil, em Aracaju (SE). Entre os cartórios premiados, o Cartório de Registro de Imóveis e Anexos de Taubaté conquistou a categoria Diamante.

Fundada em 9 de agosto de 1865, a serventia é administrada por Paola de Castro Ribeiro Macedo, desde 2009. Em entrevista exclusiva para a Associação dos Notários e Registradores do Estado de São Paulo (Anoreg/SP), a titular do cartório explicou quais foram as mudanças implementadas na serventia, os reflexos da premiação, entre outras informações. Confira:

Anoreg/SP - Quais foram as mudanças implementadas pelo cartório para vencerem o PQTA?

Paola de Castro Ribeiro Macedo - Desde 2017, decidimos investir de forma mais focada na qualidade dos nossos serviços. Contratamos um consultor especializado para nos preparar para as Certificações ISO 9001, NBR 15.906, Programa 5S e PQTA. Em 8 meses de trabalhos intensos, conseguimos obter as Certificações e a premiação do PQTA, atingindo Diamante em 2017, 2018 e 2019.

Diversas práticas já eram realizadas pela serventia, mas não de maneira organizada e sistêmica. Os conceitos de gestão, planejamento e indicadores de desempenho são mais afetos aos ramos da administração de empresas e, não, aos profissionais das carreiras jurídicas. Dessa maneira, foi necessário um aprendizado dos termos e práticas para atingir nossos objetivos.

Superada a fase de conhecimento dos requisitos necessários ao Sistema de Gestão da Qualidade, muitas mudanças foram implementadas. Tivemos duas grandes frentes de mudanças: uma física e visível relativa à infraestrutura da serventia para atingir todas as exigências de acessibilidade, segurança e conforto. E outra, mais intangível, referente à mudança de mentalidade em todos os funcionários que passaram a ter clareza de quais eram os objetivos da serventia e quais os meios para alcança-los.

A mudança na infraestrutura foi custosa, porém rápida. A mudança de mentalidade exigiu mais treinamento, mais supervisão e mais comprometimento, mas foi implementada com muito sucesso.

Atualmente, a gestão é focada na satisfação das necessidades do usuário. O usuário tem que se sentir acolhido, bem informado, entender os processos, acompanhar o andamento de seus documentos. A orientação da equipe é no sentido de empenhar os melhores esforços para alcançar, junto com o usuário, os seus objetivos.



Anoreg/SP - Quais ações que realizaram dentro do cartório?

Paola de Castro Ribeiro Macedo - As Certificações e Premiações foram construídas junto com os funcionários. Criamos diversos Comitês: Comitê da Qualidade, Comitê do 5S, Comitê Socioambiental, para engajar as pessoas nos projetos da serventia.

Atualmente, todos os serviços são mapeados em Manuais Operacionais, para que haja padronização de procedimentos. Contamos com Sistema de Indicadores que permite monitoramento do desempenho dos funcionários, setores e processos, com metas e objetivos claros e específicos. Organizamos nossos arquivos, salas e mesas de acordo com padrões rígidos de limpeza, utilização e organização, mantendo o foco com inspeções dinâmicas mensais.

Nosso processo seletivo, para ingresso na serventia, é estruturado, com abertura de edital, provas de digitação, redação, entrevistas e avaliações psicológicas e ocorre anualmente, assim como o processo de escolha dos menores aprendizes. Mantemos um cronograma extenso de treinamentos para aprimoramento dos conhecimentos técnicos de nossos colaboradores. São feitas avaliações anuais de todos os funcionários, com a aplicação do Plano de Carreira, para crescimento profissional de cada indivíduo.

Reformamos e revitalizamos os ambientes de trabalho para que o funcionário se sinta bem em nossas instalações. Contamos com o Espaço de Convivência CRI Taubaté, com 8 ambientes destinados ao bem-estar do funcionário em seu momento de folga. São eles: canto da soneca, sala de bate-papo, salão de jogos, mesa com computador para assuntos pessoais, canto da leitura, sala de TV, retrobox e espaço fitness. Além disso, oferecemos aula de ginástica, manicure e massagem a nossos funcionários em regime de rodízio ou merecimento. Também incentivamos eventos esportivos e culturais.  Nossos funcionários também são constantemente incentivados a ajudar a comunidade em trabalhos sociais e ambientais, que fazem bem para a alma, tornando as pessoas mais humanas e comprometidas com o bem-estar geral.



Contamos, ainda, com Sistema de Compliance, baseado na lei anticorrupção, com Código de Ética para funcionários e prestadores de serviços, com constantes treinamentos e monitoramento.
A Serventia dispõe de Programa Socioambiental com os seguintes objetivos:  incentivar a inserção socioambiental dos serviços de registro na suas respectivas comunidades; aumentar a percepção das comunidades sobre o engajamento da atividade nas questões de responsabilidade socioambiental; disseminar as boas práticas de gestão de recursos, gestão de resíduos, educação ambiental e políticas sociais; e dar visibilidade da entidade como inovadora frente aos problemas sociais e ambientais.

São muitos projetos socioambientais ao longo dos anos realizados pela Serventia. Podemos citar como exemplo os seguintes:
 
1.         Separação e reciclagem do lixo;
2.         Campanhas de redução do desperdício;
3.         Cronograma de ações sociais ao longo do ano;
4.         Cultivo e destinação de mudas de cedro-rosa;
5.         Horta comunitária em nosso espaço;
6.         Distribuição de sementes de ipê amarelo;
7.         Utilização de água das chuvas por meio de nossas cisternas;
8.         Reaproveitamento de água do ar condicionado;
9.         Visitas trimestrais em instituições de caridade;
10.       Campanhas de interesse da comunidade;
11.       Auxílio mensal ou esporádico a instituições assistenciais;
12.       Campanha do agasalho;
13.       Campanha adote um idoso;
14.       Campanha de arrecadação de brinquedos;
15.       Projeto de incentivo à leitura;
16.       Projeto de incentivo ao esporte e ao cuidado com a saúde.
17.       Plantio de árvores em parques da cidade.
 
Anoreg/SP - Quais foram os reflexos da premiação no cartório?

Paola de Castro Ribeiro Macedo - Os reflexos internos e externos foram muito positivos desde a implantação do Sistema de Gestão da Qualidade.

A equipe trabalha com foco total no usuário, pensando como resolver seus problemas e não apenas apontá-los, sem dar alternativas de solução. A atual gestão também se preocupa com o nível técnico de seus profissionais e com o seu bem-estar, fornecendo e incentivando cursos de aprimoramento profissional e disponibilizando espaços de convivência e integração, com atividades prazerosas a serem desenvolvidas em horário de folga.

Os usuários sentiram a mudança de mentalidade. Somos constantemente elogiados pelo atendimento atencioso e preocupado de nossos profissionais e pela política de redução de prazos e filas. Nossa qualidade tem sido constantemente reconhecida pelos usuários, com índice de aprovação superior a 99%, demonstrando que temos obtido sucesso em nossa missão.

Com base em nossa pesquisa de clima organizacional, nosso baixo índice de rotatividade e nossa grande procura nos processos seletivos, podemos concluir que nossos profissionais não só estão satisfeitos com a organização, mas tem orgulho de fazer parte dela.