O Oficial de Registro de Imóveis e Anexos da Comarca de São José do Rio Pardo (São Paulo), sob titularidade de Carolina Baracat Mokarzel de Luca, foi a quarta serventia paulista mais bem avaliada no Ranking Nacional da Qualidade Notarial e Registral 2022, realizado pela Associação dos Notários e Registradores do Brasil (Anoreg/BR), com 210 pontos.

A publicação anual realizada pela entidade tem por objetivo reconhecer os serviços Notariais e de Registro de todo o país que atendam, de forma contínua, os requisitos de excelência e qualidade na gestão organizacional da serventia e na prestação de serviços aos usuários. São Paulo foi o quarto estado com o maior número de representantes, com 12 cartórios.

• Confira o Ranking Nacional da Qualidade Notarial e Registral na íntegra

Instalado em uma área de 500 metros quadrados, no centro de São José do Rio Pardo, a serventia conta com 16 colaboradores. A titular Carolina Baracat Mokarzel busca realizar constantes mapeamentos para observar indicadores e sistematizar dados, tornando as tomadas de ações e decisões mais rápidas.

Para saber um pouco mais sobre o trabalho desempenhado na serventia e as recentes inovações adotadas, a Associação dos Notários e Registradores do Estado de São Paulo (Anoreg/SP) entrevistou a oficial Carolina Baracat Mokarzel. Confira como foi a conversa:

Anoreg/SP - Quais foram as recentes inovações adotadas no cartório? Poderia citar algumas delas?

Carolina Baracat Mokarzel – Desde que assumimos a serventia no ano de 2013 trabalhamos, gradualmente, para fornecer inovações úteis a todos os usuários da comarca de São José do Rio Pardo – São Paulo.

As principais inovações implementadas visam melhorar as entregas aos usuários e consolidar uma experiência positiva na utilização de qualquer de nossos serviços.

Implementamos o rigoroso sistema de gestão de qualidade, por meio do qual identificamos gargalos e buscamos soluções para demandas internas e externas. Recentemente, nosso foco tem sido no aumento da utilização dos canais remotos de atendimento.

Os treinamentos internos são fornecidos por meio de plataforma digital própria que permite maior flexibilidade e aproveitamento da equipe. Além disso, a mesma plataforma possui área aberta para qualquer usuário, usada para divulgação da atividade notarial e registral e de todos os serviços que prestamos para nossa comunidade.

Para o público externo, aprimoramos nossos canais de atendimento remoto, com realização de reuniões virtuais, atendimento via chat, e principalmente, a ampla divulgação e apoio à utilização das centrais de serviços do Registro de Imóveis e dos Registros de Títulos e Documentos e de Pessoas Jurídicas.

Além disso, implementamos também as entregas 100% digitais das certidões e seguimos incentivando a utilização do nosso aplicativo.

Para além disso, alinhados a necessidade de conscientizarmos a população acerca dos nossos serviços, firmamos parcerias com escolas locais e a partir do próximo mês receberemos estudantes, presencialmente, para conhecerem os processos registrais.

Anoreg/SP – O cartório busca realizar constantes mapeamentos para observar indicadores e sistematizar dados, o que torna as tomadas de ações e decisões mais rápidas. Como é feito diariamente o trabalho na serventia para atingir essa meta?

Carolina Baracat Mokarzel – Desde que implantamos nosso sistema de gestão, mapeamos cada um dos nossos principais processos e monitoramos por meio de indicadores, toda a operação.

A análise crítica de cada resultado é realizada periodicamente pelo Comitê de Gestão da Qualidade e nossas ações de aprimoramento visam sanar eventuais problemas identificados ao longo do processo.

O foco está na entrega segura e eficiente de cada um de nossos serviços somados a um olhar atento e humano às necessidades de cada usuário. A melhoria contínua, hoje, já integra a cultura da serventia e todos são estimulados a desenvolverem soluções melhores para nosso trabalho.

Anoreg/SP - Como o cartório trabalha para manter uma gestão de qualidade de processos?

Carolina Baracat Mokarzel – Estamos comprometidos com o atendimento dos requisitos legais e normativos, nossa política da qualidade é baseada em quatro pilares, que são ações de melhoria, integração dos colaboradores, comunicação interna e atendimento aos requisitos.

Além disso, nosso sistema de gestão de qualidade foi planejado considerando a identificação e controle dos processos necessários para a realização das atividades e suas consequentes interações.

São disponibilizados recursos, de acordo com a necessidade e expectativa de resultado de cada processo, como por exemplo o espaço de trabalho, equipamentos, software, hardware, capacitação de pessoas, sempre buscando a prevalência do espírito de equipe, cooperação mútua e transparência entre colaboradores, gestores e usuários.

Anoreg/SP - Quanto o meio eletrônico é importante para o cartório hoje?

Carolina Baracat Mokarzel – O meio eletrônico é de suma importância para exercemos a atividade registral atualmente, pois além de utilizarmos e fornecemos toda a tecnologia disponível é possível, por meio das plataformas, o atendimento remoto aos usuários.

Tais possibilidades, proporcionam uma prova mais moderna e eficiente ao público, que passa a nos entender como um serviço diferenciado, não mais com as características burocráticas e retrogradas que tanto nos atribuíram.
 
Com alegria, tivemos a experiência de migrarmos o fornecimento de nossas certidões para meios totalmente eletrônicos e a mudança foi bem recebida pelos usuários.

A possibilidade de acessar praticamente todos os serviços registrais na palma da mão e sem necessidade de deslocamentos é um avanço extremamente relevante que faz com que o usuário nos veja com melhores olhos, como aliados importantes para garantia e efetivação de direitos.

Anoreg/SP - Como foi para você estar na quarta posição do Estado no Ranking Nacional da Qualidade Notarial e Registral da Anoreg/BR?

Carolina Baracat Mokarzel – Recebemos com muita alegria essa notícia.

Diariamente, trabalhamos focados nos nossos processos de melhoria e, sem dúvida alguma, estarmos nessa honrosa posição, faz com tenhamos a certeza de estarmos trilhando o caminho correto.

Manteremos nosso compromisso ainda mais firme, pois nos sentimos responsáveis por entregar experiências ainda melhores para a população que servimos e que confia em nosso trabalho.

Anoreg/SP - Qual a importância de se ter uma publicação como esta com o objetivo de reconhecer a excelência dos serviços notariais e de registro de todo o país?

Carolina Baracat Mokarzel – Vemos como essencial a existência de publicações como essa.

Nossas serventias estão passando por rigorosos processos de auditoria, tais como grandes corporações e é importante divulgar e conscientizar nossa sociedade sobre esses avanços.

Já é hora de os cartórios serem vistos como aliados e não como vilões. É tempo de divulgarmos nosso comprometimento, nossa eficiência e a excelência da prestação dos serviços notariais e registrais.

Fonte: Assessoria de Comunicação Anoreg/SP