É inegável que gradativamente os notários e registradores brasileiros estão ampliando a sua visão administrativa e, cada vez mais, enxergando suas serventias como empresas. Embora os cartórios tenham como missão principal registrar a vontade das partes com total segurança jurídica, o foco empresarial aflora quando há preocupação com a eficiência do atendimento ao cliente e com a qualidade e rapidez na execução dos atos.
 
Como ocorre na maioria das empresas, a busca pela excelência passa pela implantação, monitoramento e otimização de processos, que possam ter sua eficácia comprovada por meio de métricas e parâmetros. Organizar todas essas informações de forma coerente, no entanto, demanda apoio tecnológico. Nesse caso, as ferramentas de Business Intelligence (BI) se mostram como fortes aliadas e podem ser facilmente adotadas pelos notários e registradores.
 
Por meio de técnicas de extração e transformação de dados, esses softwares fornecem aos administradores e funcionários das serventias indicadores de performance em tempo real. Chamados de KPI (sigla em inglês para “Key performance Indicator”), esses indicadores quantificam o desempenho da empresa de acordo com seus objetivos organizacionais e normalmente são divididos em produtividade, qualidade, capacidade e indicadores estratégicos.
 
A produtividade mede o volume de serviços executados por determinado funcionário ou setor e trabalha em conjunto com o parâmetro de qualidade para apurar se existem desvios de conformidade nos padrões definidos para realização das tarefas. O terceiro indicador está ligado à capacidade de produção de produtos ou serviços, pois relaciona a quantidade e o tempo gasto para conclusão das ações programadas. Por fim, os indicadores estratégicos demonstram se a empresa está atingindo os objetivos organizacionais, como o índice de lucratividade por exemplo.
 
As informações podem ser visualizadas nos diversos “Dashboards” ou painéis especializados, que são estruturas dinâmicas que apresentam números, gráficos e dados sintéticos e analíticos de forma totalmente interativa. Esses painéis auxiliam diretamente na tomada de decisões que levam ao cumprimento dos objetivos da empresa e são desenhados de acordo com o perfil do usuário, podendo ser operacional, tático ou estratégico.
 
No nível operacional, as decisões buscam direcionamento para ações "imediatas", de curto prazo, enquanto no analítico, trabalha-se com médio prazo e a responsabilidade de decidir o “como fazer”. No nível estratégico, temos as decisões de maior alcance e impacto dentro da organização, que normalmente estão voltadas para o longo prazo e são conduzidas diretamente pelo administrador da serventia.
 
Por ser uma ferramenta dinâmica e abrangente, o Business Intelligence é capaz de extrair e transformar informações de diversos bancos de dados e combiná-los de forma eficaz para auxiliar os gestores a tomarem decisões com maior assertividade. Essa tecnologia pode contribuir para a construção de uma nova realidade para os cartórios, com custos reduzidos e incremento da competitividade, pois mais importante do que gerar informação especializada, é saber aplicá-la de forma estratégica para obtenção de melhores resultados.