O 1º Oficial de Registro de Imóveis de Ribeirão Preto está confirmado na 19ª edição do Prêmio de Qualidade Total Anoreg (PQTA). A serventia, sob titularidade de Frederico Jorge Vaz de Figueiredo Assad, participará da principal premiação do setor extrajudicial pela sétima vez.

O estado de São Paulo terá 19 cartórios participantes no PQTA 2023, superando os 15 da edição anterior.

Os participantes do PQTA 2023 serão avaliados em diversos requisitos fundamentais, incluindo Estratégia, Gestão Operacional, Gestão de Pessoas, Instalações, Gestão da Segurança e Saúde Ocupacional, Gestão Socioambiental, Gestão da Informatização e do Controle de Dados, Gestão da Inovação, Compliance e Continuidade do Negócio. Todas as avaliações serão realizadas com base nas normas, provimentos e leis dispostas no regulamento.

A premiação contemplará os cartórios auditados que demonstrarem a implementação de iniciativas de gestão, e serão concedidas nas seguintes categorias: Menção Honrosa, Prêmio Bronze, Prêmio Prata, Prêmio Ouro e Prêmio Diamante. Para ser premiado na categoria Diamante, o cartório deve atingir uma pontuação acima de 94% e obter conformidade nas seguintes condicionantes: “Regularidade fiscal e de contribuição com entidades de classe”, “Certificação do sistema de gestão” e “Segurança e Saúde Ocupacional”.

Os resultados do PQTA 2023 serão divulgados na Cerimônia Nacional de Premiação, realizada no dia 1º de dezembro, em Brasília, no Hotel Royal Tulip. Posteriormente, eles serão disponibilizados no site da Anoreg/BR.

A Associação dos Notários e Registradores do Estado de São Paulo (Anoreg/SP) conversou com o oficial Frederico Jorge Vaz de Figueiredo Assad, que também é diretor da associação, para conhecer um pouco mais da trajetória da serventia no PQTA e também saber o trabalho que vem sendo feito pela serventia na busca pela excelência e eficiência na gestão e nos serviços.  

Anoreg/SP - Qual a importância de participar do PQTA?

Frederico Jorge Vaz de Figueiredo Assad - Como consequência da participação do PQTA, pode-se confirmar, por meio de auditoria, se os mecanismos criados e desenvolvidos internamente de fato estão gerando otimização dos processos, melhoria da eficiência e da imagem institucional perante a sociedade. Ademais, por meio de conversas com os auditores, bem como análise dos manuais de boas práticas, torna-se possível verificar ideias e implementar novas ações para: a) aumentar a satisfação dos usuários internos e externos, b) reduzir o tempo de execução dos serviços, c) monitorar a organização dos setores, d) manter ou melhorar o tempo de atendimento, e) desenvolver os profissionais e f) utilizar recursos de maneira conscientes, os quais são os objetivos estabelecidos pelo 1º Registro de Imóveis ao implementar o Sistema de Gestão Integrado.

Anoreg/SP - Já participou do PQTA antes? Qual premiação recebeu?

Frederico Jorge Vaz de Figueiredo Assad - Sim, o 1º Registro de Imóveis participa do PQTA desde o ano de 2016. Recebemos as seguintes premiações:

2016: Ouro (em virtude de não termos na época, certificação nas normas 15906 e ISO 9001, as quais eram condicionantes para obtenção da categoria diamante). 2017, 2018, 2019, 2021 e 2022: Diamante.

Em 2020 não participamos em decorrência do município estar passando por lockdown na pandemia de Sars-CoV2 (Covid-19).

Anoreg/SP - Por que o cartório resolveu se inscrever este ano?

Frederico Jorge Vaz de Figueiredo Assad - Além de poder validar novos mecanismos de melhoria contínua dos procedimentos internos e melhorar a posição no Ranking Nacional, o PQTA 2023 apresentou grande mudança no check-list, as quais foram consideradas imprescindíveis em virtude da prestação de serviço realizada, dividindo elementos como os “requisitos de gestão”, especificando critérios de avaliação e cobrando das unidades de serviço informações mais técnicas, como por exemplo, o item 54 que valida se o cartório tem realizado adequadamente as comunicações ao SISCOAF, conforme preconizam os provimentos 88 e 90 do CNJ, consolidados no CNN. Outro exemplo de suma importância, está relacionado aos requisitos 23, 29 e 46, os quais cobram medidas de implementação relacionada a Lei Geral de Proteção de Dados, bem como treinamentos específicos sobre o tema.

Anoreg/SP - Quais ações e serviços são prestados pelo cartório como garantia de qualidade e eficiência na gestão e nos serviços oferecidos ao cidadão?

Frederico Jorge Vaz de Figueiredo Assad - O cartório tem se empenhado em adotar medidas para melhorar as condições da sociedade em geral com foco na qualidade dos serviços prestados e eficiência. Recentemente foram tomadas algumas medidas que podem evidenciar o fato acima exposto, quais sejam:

1) Passou-se a adotar importante mecanismo de trabalho que com a emissão de boletos com as custas e emolumentos ao final, o que evita retrabalho e possibilidade de saídas não-conformes, além do cumprimento integral do disposto no item 38.1.2 das NSCGJSP;

2) A unidade de registro passou a emitir certidões por intermédio de aplicativo, pelo qual a parte pode solicitar a certidão e o cartório envia o link extraído da central, gerando celeridade, retirando da parte a necessidade de comparecer pessoalmente na unidade e sustentabilidade, pois, não há impressão;

3) Houve a reestruturação da gestão e criação da área de compliance, para que haja foco no prazo de execução dos serviços e monitoramento de novas leis com impacto nas atribuições do cartório;

4) O cartório passou por consultoria de escritório e empresa própria, além de direcionar profissional para a devida implementação e análise das incumbências relacionadas a Lei Geral de Proteção de Dados;

5) Estabeleceu-se análise e responsável pela comunicação de informações ao SISCOAF;

6) Foram criados indicadores com a devida análise de resultados focados na melhoria contínua dos procedimentos, além de controle e análise de ocorrências e saídas não conformes;

7) Foi criado sistema de informações aos usuários por intermédio de WhatsApp, pelo qual as partes podem tomar ciência de informações relativas a prenotação, custas e emolumentos, disponibilidade para retirada, etc.;

8) A unidade conta com estrutura totalmente adaptada em matéria de acessibilidade, com senha por voz, balcão rebaixado, local para cadeirante, piso tátil, informações em braile, sistema de HELPVOX de atendimento, dentre outros;

9) São elaboradas e executadas ações sociais de 03 a 04 vezes por ano, como campanhas de agasalho, doações para lares de idosos;

10) Foram criados perfis em redes sociais, os quais são alimentados frequentemente com informações gerais técnicas, de sustentabilidade ou sociais, dentre outras.

Anoreg/SP - O que pode ser feito pelo cartório para que ele continue sempre se aprimorando e oferecendo serviços de qualidade?

Frederico Jorge Vaz de Figueiredo Assad - Os cartórios devem estabelecer quais os seus objetivos, a missão, a visão e os valores para que assim, possa nortear as suas ações cotidianas. Em nosso escopo, encontra-se o anseio de se tornar centro de referência nacional na prestação de serviços de registro de imóveis, além dos objetivos definidos para implementação do Sistema de Gestão Integrado. Ademais, torna-se necessário identificar quais são os usuários e partes interessadas, entender as suas necessidades, ter um bom planejamento estratégico focado em indicadores de desempenho, promover a análise swot, gestão de riscos, de ocorrências, de saídas não-conformes, e um setor de compliance que esteja atento as mudanças normativas e tecnológicas com impacto direto nos serviços prestados.

Anoreg/SP - Quais são as expectativas para o PQTA deste ano?

Frederico Jorge Vaz de Figueiredo Assad - A expectativa deste ano é obter novamente o prêmio na categoria diamante, melhorar a posição no Ranking Nacional, e poder validar a melhoria contínua dos processos e capacitação dos profissionais no Sistema de Gestão Integrado por intermédio da auditoria de atendimento dos requisitos.

Fonte: Assessoria de Imprensa Anoreg/SP